Reflexe — praxe IV — Workshop pro tajemníky
Reflexe z workshopu pro tajemníky v rámci praxe IV.
Tento rok jsem se navázali s náším “drýmtýmem” na naši studii o fungování inovativních týmů ve státní správě. Kterou jsme v minulém semestru zveřejnili a obratem se nám ozval nejvyšší státní tajemník, ať spolu něco vymyslíme. Tentokrát jsme se už ale nevěnovali dalšímu výzkumu, ale tomu, co s výsledky výzkumu dělat dál – konkrétně jsme připravili a zrealizovali workshop pro státní tajemníky a další úředníky z ministerstev.
S Veronikou, Erikem a Johankou jsme na tom pracovali v průběhu celého semestru. Ač jsme se dohodli, že i vzhledem k časovým možnostem to bude primárně táhnout Veru s Erikem a odpracují na tom víc, než já s Johankou, kteří bychom možná opět nestíhali a mohlo by to vnášet nepohodu do spolupráce.
Johanka s Erikem se sešli se státním tajemníkem a s dalšími lidmi z jeho kanceláře, kde řešili naší studii. Výsledkem bylo, že padl návrh na uspořádání workshopu – a po krátkém zvažování jsme si řekli, že do toho půjdeme.
Promysleli jsme, jak bychom se do tématu pohli ponořit, s tím, že to mělo být hodně praktické a málo teoretické a frontální. Po několika schůzkách a ladění u nás i s lidmi z kanceláře nejvyššího státního tajemníka jsme se zhruba domluvili na zadání: budeme hledat malé konkrétní kroky, které by mohli účastníci workshopu podniknout pro posílení týmové spolupráce a zvýšení efektivity. Workshop měl být vedený pro cílovou skupinu státních tajemníků a vedoucích pracovníků – pozvánku rozesílal nejvyšší státní tajemník.
V dalších týdnech jsme ladili detaily s Terezou z jeho kanceláře a s vedoucím oddělení státní služby. Hodně jsme řešili obsah i formu – jaká témata, jaký formát, kolik času a v jakém prostředí. Rozhodli jsme se nakonec pro dvoudílný workshop, kde první část měla formu World Café a druhá část byla více kreativní a individuální.
V rámci World Café jsme vytvořili tři stoly, každý s jiným tématem: nábor, učící se organizace a síťování mezi úřady i napříč jimi. Ptali jsme se například: Jak u vás funguje nábor? Co vám pomáhá rozvíjet tým? Jak vypadala nějaká aktivita, která v posledním roce posílila vztahy? U každého stolu seděli účastníci z různých ministerstev a rotovali po cca 20 minutách. My jsme facilitovali a sbírali výstupy. Přizvali jsme si k tomu další spolužáky, jako co-facilitátory, abychom byli u každého stolu ve dvou. Díky za to Anežko, Baru a Petře.
Ve druhé části si účastníci mohli sami vybrat téma, které je nejvíc zaujalo, a brainstormovali, co z toho by chtěli aplikovat u sebe. Měli hledat jeden malý krok, který mohou zítra udělat pro zlepšení fungování jejich týmu. Následně si zvolili jeden nápad a ten více rozpracovali – co přesně to znamená, kdo bude zapojený, kdy to zkusí, co bude první krok. Snažili jsme se, aby to byly jednoduché a realistické návrhy. Na závěr účastníci prezentovali své plány a sdíleli zpětnou vazbu.
Součástí přípravy byl i zkušební workshop. Dva týdny před hlavním workshopem jsme se sešli, ladili scénář workshopu a na odpoledne si domluvili přátelé ze státní správy, s kterými jsme zkusili workshop nanečisto. Asi hodinu před zkušebním workshopem jsme scénář dost překopali. A z otestování si vzali dost zpětné vazby a zase to trochu upravili. Přišlo nám důležité, aby workshop nebyl přehuštěný a aby si účastníci opravdu odnesli něco konkrétního. Zároveň jsme ladili detaily – kdo co říká, jak jsou rozmístěné stoly, co bude v brožuře, kdo kdy mluví. Připravili jsme (nebo spíš ostatní) brožuru, takového průvodce tím dne, byla profesionální, stručná, hezky navržená, a pomohla strukturovat reflexi i další kroky účastníků. Měli jsme díky ní v ruce něco hmatatelného, co si mohli vzít s sebou a dál s tím pracovat.
Přípravy ale trvaly dlouho. Workshop měl termín několik měsíců po první domluvě a ten příliš dlouhý čas na přípravu nám spíš kazil atmosféru. Měli jsme pocit, že se na něco pořád připravujeme, ale ten den pořád nepřichází. Nebo spíš Veroniku s Erikem, kteří v tom byli ponoření fakt hodně. Já s Johankou jsme tomu věnovali méně času, takže jsme možná ušetřili trochu nervů, ale i méně drželi detaily. Erik s Veru toho udělali fakt hodně, drželi scénář, komunikaci, ladil výstupy. Bez něj by to celé nevzniklo v téhle podobě.
Při samotném workshopu všechno šlapalo. Pomohli nám kofacilitátoři, které jsme si domluvili, a celý den probíhal hladce. Lidé se zapojili, pracovali spolu, a některé týmy si opravdu odnesly konkrétní nápady.
Teď máme připravené připomenutí pro účastníky, kde jim opakujeme s čím na workshopu přišli a vyzvali je, aby nám dali vědět, zda některé nápady skutečně zkusili nebo plánují dál rozvíjet. Zatím nemáme detailní zpětnou vazbu, ale z dřívějších reakcí se někteří jednotlivci ozvali a reagují pozitivně. A zpětná vazba hned po akci dopadla skvěle.
Když se na celý semestr ohlížím, mělo to smysl. Možná to místy nebylo ideální, některé věci se mohly udělat jinak nebo rychleji. Ale vznikl z toho workshop, který opravdu proběhl, lidé přišli, pracovali, odnesli si něco – a to je pro mě v rámci státní správy úspěch. Doufám, že se to nepohřbí a že se nám podaří z toho udělat něco možná opakovatelného. A když přijde další výzva, rád u toho zas budu. A třeba vymyslíme nějakou další kulišárnu.